CIPA: o que é, quem participa e como funciona

Resumo: o que você precisa saber agora

A CIPA é a comissão interna que representa trabalhadores e empregador na prevenção de acidentes, doenças do trabalho e, desde março de 2023, também do assédio. Quem precisa ter é definido por uma tabela que cruza o grau de risco da atividade com o número de empregados, e descobrir isso leva dois passos. O mandato dura um ano, a eleição tem prazos que travam o processo quando se perde a data, e a estabilidade do cipeiro é bem mais longa do que a maioria das empresas calcula. Este guia reúne o funcionamento inteiro, do primeiro edital ao plano de trabalho, com os itens da norma onde cada regra está.

Pergunte a alguém o que é CIPA e veja o que vem

Eu começo toda turma com a mesma pergunta: quando alguém fala CIPA, o que vem na sua cabeça?

As respostas são sempre as mesmas. A placa de "estamos há tantos dias sem acidentes". O extintor. O capacete. A luva.

Nenhuma está errada, e é exatamente esse o problema.

Anos atrás a CIPA tinha uma força imensa, tinha papel e atuação. Isso foi caindo num papel de descaso, de assina aqui o papel e nem a reunião aconteceu direito. As pessoas foram relaxando no assunto, e hoje o próprio funcionário que está na comissão muitas vezes não se sente responsável por ela.

Tem uma cena que eu ouço com frequência e que explica o resto. Ninguém quer se candidatar, aí alguém chega e diz: você vai ter estabilidade por um ano, assina aqui. E a pessoa se candidata mais pela estabilidade do que pela responsabilidade.

Dizer isso não é desqualificar quem está lá. É reconhecer o ponto de partida real, porque a CIPA acabou de receber um assunto que não dá para tratar no automático: o assédio.

O nome da comissão é hoje Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e de Assédio. A sigla continua CIPA, e o A agora vale para as duas coisas. Não é CIPAA, ainda que parte do mercado escreva assim.

Vale a precisão das datas, porque elas circulam erradas, inclusive em material de treinamento.

O nome mudou com a Lei nº 14.457, de 21 de setembro de 2022, que entrou em vigor na data da publicação e alterou o artigo 163 da CLT. Essa parte é de 2022 mesmo.

As obrigações, não. O parágrafo 2º do artigo 23 da mesma lei deu 180 dias para as empresas adotarem as quatro medidas, prazo que venceu em março de 2023. E a Portaria MTP nº 4.219, de 20 de dezembro de 2022, que mudou o título da NR-5 e criou o item 1.4.1.1 da NR-1, só entrou em vigor em 20 de março de 2023.

As duas datas caem praticamente juntas, e é delas que vale a exigência. Quem escreve "a CIPA cuida de assédio desde 2022" está certo sobre o nome e adiantado em seis meses sobre a obrigação.

Quem é obrigado a ter, e como descobrir isso em dois passos

O item 5.2.1 da NR-5, no site do Ministério do Trabalho e Emprego, diz que organizações públicas e privadas que tenham empregados regidos pela CLT devem constituir e manter CIPA. Mas isso não significa que toda empresa com carteira assinada precisa de uma comissão, e a confusão nasce aí.

O que define é o Quadro I da NR-5, que cruza duas informações: o grau de risco da atividade e o número de empregados do estabelecimento.

Para chegar lá, são dois passos.

Passo 1, descobrir o grau de risco. Pegue o CNAE da atividade principal, que está no CNPJ da empresa. Leve esse número até o Quadro I da NR-4, que lista os códigos de atividade econômica com o grau de risco de cada um, de 1 a 4. É uma lista longa, e você só precisa da sua linha.

Passo 2, cruzar no Quadro I da NR-5. Com o grau de risco na mão, vá ao Quadro I da NR-5 e cruze com o número de empregados do estabelecimento. A tabela devolve quantos membros efetivos e quantos suplentes a comissão precisa ter.

Um exemplo de como a leitura funciona: uma empresa de grau de risco 3 com 20 a 29 empregados fica com um efetivo e um suplente. A mesma empresa, com 101 a 140 empregados, fica com um efetivo e dois suplentes.

E quem não se enquadra no Quadro I? O item 5.4.13 resolve: se o estabelecimento não está na tabela e não tem SESMT, a organização nomeia um representante entre os próprios empregados para auxiliar nas ações de prevenção. O microempreendedor individual é dispensado até disso, pelo item 5.4.13.2.

Vale desfazer um engano comum, porque ele aparece em muita consultoria: ser microempresa ou empresa de pequeno porte não dispensa a CIPA. A NR-5 tem só uma flexibilização para ME e EPP, no item 5.6.1.1, e ela é sobre a frequência das reuniões. O que dispensa é não se enquadrar no Quadro I.

A distinção importa porque a obrigação de incluir regras de conduta, canal de denúncia e capacitação anual, no item 1.4.1.1 da NR-1, é dirigida a quem é obrigado a constituir CIPA. Quem não é obrigado segue obrigado a todo o resto da NR-1, e isso está em guia completo da NR-1: gestão de riscos psicossociais no trabalho.

Quem participa: metade eleita, metade indicada

A CIPA é paritária, e essa palavra carrega o desenho inteiro.

Metade dos membros é eleita pelos trabalhadores, em escrutínio secreto, titulares e suplentes, pelo item 5.4.4. A outra metade é designada pela organização, também titulares e suplentes, pelo item 5.4.3.

A diferença entre os dois lados não é hierárquica, é de origem, e ela tem uma consequência jurídica importante: só quem é eleito tem a estabilidade. Quem é indicado pela empresa, não.

Sobre quem preside, o item 5.4.5 é específico: a organização designa o presidente entre os representantes dela, e os representantes eleitos dos empregados escolhem o vice-presidente entre os titulares. Repare nas duas restrições, porque as duas são burladas com frequência: a empresa não escolhe o vice, e o vice sai de dentro dos titulares eleitos, não de qualquer um.

Se um dos dois sair em definitivo, o item 5.6.7 dá dois dias úteis para a substituição, e cada lado substitui o seu: a organização indica o novo presidente, e os titulares eleitos escolhem o novo vice entre eles.

O secretário não é cargo de mandato. Pelo item 5.6.5, ele é escolhido pelos membros a cada reunião, só para redigir a ata.

Os suplentes assumem quando o titular falta, e eles não são figurantes: o item 5.6.6 diz que o titular que faltar mais de quatro vezes sem justificativa às reuniões ordinárias perde o posto para o suplente.

A eleição, e os prazos que travam o processo

Esta é a parte que mais gera retrabalho, porque quem perde uma data costuma ter que recomeçar.

Primeiro, a comissão eleitoral. Pelo item 5.5.2, o presidente e o vice-presidente da CIPA em curso constituem a comissão eleitoral entre os membros da própria comissão. Onde ainda não existe CIPA, a organização forma essa comissão.

Repare na consequência prática: como a CIPA é paritária, a comissão eleitoral acaba tendo gente dos dois lados, e é isso que dá legitimidade ao processo.

Aqui eu preciso dizer uma coisa que vejo direto em campo: o que muita empresa faz é terceirizar o processo inteiro para a prestadora de serviço de segurança e só assinar no fim. Isso esvazia a comissão eleitoral e, no ano seguinte, ninguém de dentro sabe conduzir.

Os prazos, um a um:

1. Convocação da eleição, no mínimo 60 dias antes do término do mandato em curso, pelo item 5.5.1. O sindicato precisa ser comunicado, com comprovante de entrega.
2. Edital de convocação publicado em lugar acessível a todo mundo.
3. Período de inscrição de candidatos, de no mínimo 15 dias corridos, pela alínea "b" do item 5.5.3. A inscrição é aberta a todos os empregados, e isso inclui quem está afastado ou em licença, que também precisa ser avisado.
4. Divulgação da lista de candidatos, depois de fechado o prazo.
5. Eleição, no mínimo 30 dias antes do término do mandato, pela alínea "f". Em dia normal de trabalho, respeitando os horários de turno, com voto secreto.
6. Apuração em horário normal de trabalho, com ata.
7. Posse, no primeiro dia útil após o término do mandato anterior, pelo item 5.4.7.

O detalhe do quórum, que quase ninguém conhece. Se votar menos da metade dos empregados, a apuração é adiada para o dia seguinte, com o sindicato informado. A votação é válida com pelo menos um terço de participação. Se no segundo dia também não atingir um terço, ela passa a ser válida com qualquer número de participantes. Está no item 5.5.4.

E se alguém quiser contestar? A norma fala em denúncia sobre o processo eleitoral, e ela vai para a unidade regional de inspeção do trabalho em até 30 dias contados da divulgação do resultado, pelo item 5.5.5.

Candidato inscrito tem garantia de emprego até a eleição, mesmo que não seja eleito. Isso está na alínea "d" do item 5.5.3 e costuma surpreender quem não leu.

O mandato, e a estabilidade que dura mais do que se calcula

O mandato é de um ano, com uma reeleição consecutiva permitida, pelo item 5.4.6.

Agora a parte cara, e é a que eu mais vejo calculada errado.

O item 5.4.12 veda a dispensa arbitrária ou sem justa causa do empregado eleito para cargo de direção da CIPA, desde o registro da candidatura até um ano após o final do mandato.

Some as pontas: o registro acontece antes da eleição, que acontece ao menos 30 dias antes da posse, o mandato dura um ano, e a proteção continua por mais um ano depois dele. Na prática são cerca de dois anos de proteção, não um.

Quem calcula um ano descobre o erro no processo trabalhista.

Tem mais duas regras na mesma linha. O item 5.4.11 proíbe que a empresa altere as atribuições normais do cipeiro de um jeito que atrapalhe o trabalho na comissão, e proíbe transferi-lo sem o consentimento dele. E o item 5.4.10 impede reduzir ou desativar a comissão antes do fim do mandato, a menos que o estabelecimento encerre as atividades.

O treinamento: a carga depende do grau de risco

Outra informação que circula errada, inclusive em material de treinamento: não são sempre 20 horas.

O item 5.7.4 fixa a carga mínima pelo grau de risco do estabelecimento:

• Grau 1: 8 horas
• Grau 2: 12 horas
• Grau 3: 16 horas
• Grau 4: 20 horas

Quando acontece. Antes da posse, pelo item 5.7.1. A única exceção é a CIPA em primeiro mandato, que tem prazo de até 30 dias contados da posse, pelo item 5.7.1.1.

O que pode ser a distância. O treinamento tem limite de 8 horas por dia. Para o grau de risco 2, no mínimo 4 horas precisam ser presenciais; para os graus 3 e 4, no mínimo 8 horas. Já o grau de risco 1 e o representante nomeado podem fazer tudo a distância ou semipresencial, pelos itens 5.7.4.2 e 5.7.4.3.

Eu destaco isso porque a frase "pode ser online" virou regra geral no mercado, e ela só vale inteira para o grau 1.

Aproveitamento. Treinamento concluído há menos de dois anos na mesma organização pode ser aproveitado, pelo item 5.7.3.

E o conteúdo mudou. O item 5.7.2 passou a exigir, na alínea "h", que o treinamento trate da prevenção e do combate ao assédio sexual e às demais formas de violência no trabalho. Quem usa o material de treinamento de três anos atrás está entregando um curso desatualizado.

Isso não se confunde com a ação anual de capacitação de todos os empregados, que é outra obrigação, com outro público e outra base legal. A diferença entre as duas está em treinamento anual de saúde mental: quem deve fazer e como documentar.

O que a CIPA faz durante o ano

Eleger e empossar é o começo, não o trabalho.

Reuniões ordinárias mensais, com calendário preestabelecido, local e horário divulgados, pelo item 5.6.1. Para ME e EPP de grau de risco 1 e 2, o item 5.6.1.1 permite que a própria comissão decida fazer reuniões bimestrais.

Reuniões extraordinárias quando houver acidente grave ou fatal, ou quando uma das representações pedir, pelo item 5.6.4.

Inspeções nos postos de trabalho. Os cipeiros circulam, olham e preenchem uma ficha de inspeção. Eles podem fazer isso a qualquer momento, e no plano de trabalho combinam como, quando e quem. Na reunião, cada um traz o que viu: passei no setor tal e encontrei tal coisa. São os cipeiros levando para a mesa o que eles próprios viram ou o que as pessoas contaram para eles.

Plano de trabalho, que é onde a comissão escreve o que vai fazer no ano.

Integração com o SESMT, quando ele existe, e com quem cuida de qualidade. O SESMT precisa saber qual é o mandato, quem são os cipeiros e quem preside. Em empresa pequena costumam ser as mesmas pessoas; em empresa grande são departamentos diferentes, e aí a integração precisa ser combinada.

Os 17 documentos da CIPA

Esta é a lista que eu entrego nas turmas, e ela existe porque a documentação é o que a fiscalização olha. Não é apresentação, é papel com data.

1. Edital de convocação para inscrição de candidatos
2. Ficha de inscrição de candidatos
3. Lista de inscritos para a eleição
4. Edital de convocação para a eleição
5. Cédula de votação
6. Ata de eleição
7. Ata de apuração dos votos
8. Lista de presença da eleição
9. Ata de posse dos membros
10. Carta de indicação dos representantes do empregador
11. Comunicados ao sindicato, da convocação e do resultado
12. Comunicado ao SESMT, quando houver
13. Atas das reuniões ordinárias e extraordinárias
14. Listas de presença das reuniões
15. Fichas de treinamento dos cipeiros
16. Relatórios de inspeção
17. Plano de trabalho

O auditor pode pedir qualquer um deles, e todos precisam estar à mão. Mas três carregam o peso quando o assunto é psicossocial: as atas das reuniões, os relatórios de inspeção e o plano de trabalho. São eles que mostram se o tema novo entrou na rotina da comissão ou ficou no papel.

Se o auditor pegar doze atas e não encontrar o assunto em nenhuma, a conclusão dele já está formada antes da entrevista.

O que mudou com a NR-1 e a Lei 14.457

O resumo em uma frase: a CIPA deixou de ser só sobre acidente.

O item 5.3.1 da NR-5 passou a incluir, entre as atribuições da comissão, incluir temas de prevenção e combate ao assédio sexual e às demais formas de violência nas suas atividades. Isso espelha o inciso III do artigo 23 da Lei nº 14.457, de 2022, e passou a valer com a Portaria MTP nº 4.219, em 20 de março de 2023.

E o item 1.4.1.1 da NR-1 determina, para as organizações obrigadas a constituir CIPA, três medidas que não são da comissão, são da empresa: regras de conduta sobre assédio nas normas internas, procedimento de recebimento e acompanhamento de denúncia com anonimato assegurado, e ação de capacitação de todos os níveis a cada doze meses.

Essa distinção resolve muita discussão: as três alíneas da NR-1 falam do que a empresa faz, e o inciso da lei fala do que a CIPA faz. Uma não substitui a outra.

O detalhamento do que mudou dentro da comissão está em CIPA na NR-1: o que mudou e como implementar. Como as quatro obrigações se ligam num fluxo só está em canal, código, CIPA e treinamento: como as quatro peças formam um sistema.

Duas delas têm artigo próprio: o combinado escrito em código de conduta e prevenção ao assédio: modelo NR-1, e o canal em ouvidoria interna: como implementar em 9 passos.

CIPA e comitê de saúde mental não são a mesma coisa

A pergunta aparece em toda empresa que começa a organizar o tema: já que a CIPA ganhou o assédio, ela não resolve tudo?

Não, e as duas não se fundem.

A CIPA tem mandato, eleição e estabilidade, e tem atribuições que a norma fixou. O órgão que cuida do fluxo da saúde mental não tem nada disso: o nome é escolha da empresa, não existe mandato, não existe eleição e não existe estabilidade associada a ele.

Na prática elas dividem trabalho. A CIPA leva o padrão para a pauta e faz a inspeção. A mesa que cuida do andamento garante que o que foi decidido ande, com registro. Como montar essa mesa está em guia completo do comitê de saúde mental na empresa, e o recorte para empresa sem estrutura está em comitê de saúde mental para PMEs.

O quadro inteiro, com as três camadas de exigência que se somam, está em saúde mental no trabalho: guia completo para empresas.

O que mata uma CIPA

Depois de muitas empresas, os modos de morrer se repetem.

A candidatura pela estabilidade. Quando o único argumento para se candidatar é a proteção no emprego, a comissão nasce sem compromisso. O caminho contrário também é verdadeiro, e é o argumento que eu uso com a diretoria: quando a comissão funciona de verdade, quem não quer trabalhar deixa de se candidatar sozinho.

A reunião que não acontece. Calendário preestabelecido existe no papel e a reunião vira cafezinho de vinte minutos. A ata registra presença e não registra decisão.

O processo eleitoral terceirizado por inteiro. A prestadora conduz, a empresa assina, e ninguém de dentro entendeu o rito. No ano seguinte o erro se repete, e aí o prazo estoura.

A ficha de inspeção que não mudou. A comissão recebeu o assédio e o risco psicossocial como responsabilidade, e continua inspecionando extintor e sinalização. A ficha precisa ter o que olhar.

O cipeiro sem preparo para o assunto novo. Aqui vale a pergunta que sempre aparece: o cipeiro tem condição de avaliar risco psicossocial? A norma diz que a CIPA tem essa responsabilidade e que todos precisam participar, então o que a empresa tem que fazer é ensinar. Eles precisam aprender a ter esse olhar, o que não quer dizer que eles façam a avaliação técnica sozinhos.

Perguntas frequentes

Toda empresa precisa ter CIPA?

Não. Quem precisa é definido pelo Quadro I da NR-5, que cruza o grau de risco da atividade com o número de empregados do estabelecimento. Quem não se enquadra e não tem SESMT nomeia um representante entre os empregados, pelo item 5.4.13. O microempreendedor individual é dispensado até do representante.

Microempresa e empresa de pequeno porte são dispensadas?

Não por serem ME ou EPP. A única flexibilização que a NR-5 traz para elas, nos graus de risco 1 e 2, é poder fazer reuniões bimestrais em vez de mensais, pelo item 5.6.1.1.

Quanto tempo dura o mandato?

Um ano, com uma reeleição consecutiva permitida, pelo item 5.4.6. A posse é no primeiro dia útil após o término do mandato anterior.

Quanto tempo dura a estabilidade do cipeiro?

Do registro da candidatura até um ano após o final do mandato, pelo item 5.4.12. Somando as pontas, chega perto de dois anos. E ela vale apenas para os membros eleitos, não para os indicados pela empresa.

O treinamento da CIPA é sempre de 20 horas?

Não. São 8 horas no grau de risco 1, 12 no grau 2, 16 no grau 3 e 20 no grau 4, pelo item 5.7.4. E ele acontece antes da posse, com exceção da CIPA em primeiro mandato, que tem até 30 dias depois dela.

O treinamento pode ser online?

Parcialmente, e depende do grau de risco. O grau 1 e o representante nomeado podem fazer tudo a distância. O grau 2 precisa de no mínimo 4 horas presenciais, e os graus 3 e 4 de no mínimo 8 horas.

A sigla virou CIPAA?

Não. O nome passou a ser Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e de Assédio, e a sigla continua CIPA. Parte do mercado escreve CIPAA, e não é a grafia da norma.

A CIPA substitui o comitê de saúde mental?

Não. A CIPA tem mandato, eleição e estabilidade, e atribuições fixadas em norma. O órgão que cuida do fluxo da saúde mental não tem mandato nem eleição, e o nome dele é escolha da empresa. As duas dividem trabalho e não se fundem.

O que a fiscalização pede primeiro?

Documento com data. As atas das reuniões, os relatórios de inspeção e o plano de trabalho são os três que mais dizem se a comissão está viva, principalmente agora que o assédio entrou nas atribuições dela.